Datenschutzerklärung im Whistleblowing System der G. Englmayer Unternehmensgruppe
1. Verantwortung
Die Verantwortung für das Whistleblowing System trägt iSd DSGVO die G. Englmayer, Spedition GmbH sowie ihre Tochtergesellschaften (im folgenden auch Unternehmensgruppe). Alle Standorte und Kontaktdaten sind unter: https://www.englmayer.net/de/unternehmen/standorte/ abrufbar.
2. Zweck des Whistleblowing Systems und Rechtsgrundlage
Das Whistleblowing System dient der Möglichkeit (mutmaßliche) Missstände / Rechtsverstöße in der Englmayer Unternehmensgruppe vertraulich entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Die Datenverarbeitung im Rahmen des Whistleblowing Systems stützt sich auf das berechtige Interesse der Englmayer Unternehmensgruppe an der Aufdeckung / Prävention von Missständen / Rechtsverstößen iSd Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO. Darüber hinaus verlangt die EU-Whistleblower-Richtlinie die Einrichtung eines internen Meldekanals. Betrifft eine Meldung eine:n Mitarbeiter:in der Unternehmensgruppe, bezweckt die Verarbeitung zudem die Verhinderung von Straftaten / Rechtsverstößen, welche im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen.
3. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Whistleblowing Systems ist freiwillig. Sofern Sie eine Meldung abschicken, verarbeiten wir, sofern bekannt gegeben:
Über den Meldekanal haben Sie optional auch die Möglichkeit Dateien zu übermitteln. Bitte achten Sie hier besonders darauf, dass diese versteckte personenbezogenen Daten beinhalten können.
Die abgegebenen Daten werden mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und auf einen engen Kreis autorisierter, weisungsfreier Compliance-Mitarbeiter (gesamt Compliance-Gremium) der Unternehmensgruppe beschränkt, welche die Daten im Zuge der Sachverhaltsaufklärung stets vertraulich behandeln.
4. Übermittlung und Weitergabe Ihrer Daten
Nur bei datenschutzrechtlicher Verpflichtung und wenn objektiv feststeht, dass die Informationsgabe die Aufklärung nicht mehr beeinträchtigen kann, werden die in der Meldung beschuldigten Personen über die Vorwürfe informiert. Auch dabei wird Ihre Identität als meldende Person soweit als möglich geschützt bzw. sichergestellt, dass keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich werden.
Sofern für die Bearbeitung / Aufklärung der Meldung benötigt, werden Daten an weitere Mitarbeiter:innen der Unternehmensgruppe oder an externe Berater:innen (z.B. Wirtschaftsprüfer:innen, Dolmetscher:inner) weitergegeben. Die Angaben werden stets nur Personen übermittelt, welche zwingend für die Bearbeitung / Aufklärung der Meldung benötigt werden. Alle Personen, welche die Daten erhalten, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Die Übermittlung der Daten an Behörden und Gerichte erfolgt auf Grund gesetzlicher Bestimmungen oder vollstreckbare Anordnungen.
5. Aufbewahrungsfristen
Die personenbezogenen Daten werden aufbewahrt, bis die Meldung abschließend geklärt ist oder die Aufbewahrung durch ein begründetes Interesse der Unternehmensgruppe / eine Gesetzesvorgabe erforderlich ist.
6. Betroffenenrechte
Die meldende Person und die in der Meldung genannten Personen habe das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten. Nehmen Sie ihr Widerspruchsrecht in Anspruch, werden die gespeicherten Daten umgehend geprüft und die für die Bearbeitung des Hinweises nicht mehr benötigte Daten unverzüglich gelöscht.
Überdies steht Ihnen bei der österreichischen Datenschutzbehörde ein Beschwerderecht zu (https://www.dsb.gv.at/).
7. Kontakt
Für Fragen bzw. Geltendmachung Ihrer Rechte sind die Datenschutzverantwortlichen der Englmayer Unternehmensgruppe unter datenschutz@at.englmayer.net erreichbar.
Stand: August 2023